Die Errichtung der Konzernvertretung ist ein mehrstufiger Ablauf, der einen Grundsatzbeschluss zur Errichtung und Start des Verfahrens erfordert, sowie eine Erhebung unter den Mitarbeiter:innen der einzelnen Unternehmensbereiche mit einschließt.
Es gibt zwei Möglichkeiten, dieses Verfahren durchzuführen:
In Konzernen mit mehreren Betriebsräten kann eine Konzernvertretung für die Arbeitnehmer:innen gebildet werden. Die Gründung braucht die Zustimmung von zwei Dritteln der Zentralbetriebsräte, die mehr als die Hälfte aller Beschäftigten vertreten. Wenn kein Zentralbetriebsrat existiert, wirkt der Betriebsausschuss oder der Betriebsrat bei der Gründung mit. Auch in Teilkonzernen können eigene Konzernvertretungen entstehen. Für die „oberste“ Konzernvertretung eines Gesamtkonzerns sind dann diese Konzernvertretungen und nicht die Zentralbetriebsräte der Teilkonzerne zuständig. Die Errichtung kann über eine Versammlung oder schriftlich erfolgen.
Wichtig sind dabei die Zahlen: Wie viele Arbeitnehmer:innen gibt es, wie viele Zentralbetriebsräte sind beteiligt, wie viele haben zugestimmt und wie viele Arbeitnehmer:innen werden jeweils vertreten. Für die Zahl der Beschäftigten zählen die Angaben der letzten Zentral- oder Betriebsratswahlen.
Zentralbetriebsräte im Konzern entsenden je nach Anzahl der vertretenen Arbeitnehmer:innen 2 bis 5 Delegierte in die Konzernvertretung, und für jede weiteren 500 Arbeitnehmer:innen einen zusätzlichen Delegierten. Die Anzahl richtet sich nach den Ergebnissen der letzten Zentralbetriebsratswahlen. Für jeden Delegierten ist mindestens ein Ersatzdelegierter zu benennen.
Die Zusammensetzung der Konzernvertretung kann sich ändern, wenn neue Unternehmen hinzukommen oder ausscheiden. Jeder Zentralbetriebsrat, auch der ursprünglich gegen die Konzernvertretung war, muss über die Entsendung der Delegierten entscheiden, wobei eine angemessene Vertretung aller Arbeitnehmer:innen und Betriebe angestrebt wird.
Bei der Gründung einer Konzernvertretung in einer Versammlung können alle Vorsitzenden von Zentralbetriebsräten oder entsprechenden Gremien im Konzern die Initiative ergreifen. Sie laden dann zur Abstimmung über die Gründung ein, legen eine Frist für die Entscheidung fest und müssen die Anzahl der vertretenen Arbeitnehmer:innen mitteilen.
Die Versammlung, geleitet von der einladenden Person, prüft, ob genügend Zustimmung vorhanden ist, um die Konzernvertretung zu gründen. Dabei müssen alle notwendigen Informationen, wie die Anzahl der Arbeitnehmer:innen und die Zustimmungsbeschlüsse, vorgelegt werden. Nach der Gründung wird auch die Anzahl der Delegierten und Ersatzdelegierten festgelegt. Schließlich müssen die Vorsitzenden die Namen der Delegierten mit weiteren Details der einladenden Person schriftlich mitteilen.
Die Errichtung der Konzernvertretung und die Bestimmung der Delegiertenanzahl können schriftlich beschlossen werden.
Jeder Zentralbetriebsratsvorsitzende kann das Verfahren starten, indem er zur Abstimmung über die Gründung aufruft und die Stimmergebnisse samt vertretenen Arbeitnehmer:innenzahlen einsammelt. Die bzw. der Einberufer:in prüft dann, ob genügend Zustimmungen vorliegen und legt die Delegiertenanzahl sowie den Bekanntgabezeitpunkt fest. Wenn binnen 14 Tagen keine Einwände kommen, gilt die Konzernvertretung als gegründet. Danach werden die Delegierten offiziell benannt.
Die bzw. der Einberufer:in lädt die Delegierten zur ersten Sitzung der Konzernvertretung ein und führt diese bis zur Wahl einer bzw. eines Vorsitzenden. Die Delegierten wählen dann mit Mehrheit eine:n Vorsitzende:n und Stellvertreter:innen. Die Wahl erfordert die Anwesenheit von mindestens der Hälfte der Delegierten. Mit dieser Konstituierung ist die Konzernvertretung handlungsfähig. Es wird empfohlen, Details wie Geschäftsführung, Aufgabenverteilung und Beschlussfassung in einer Geschäftsordnung festzulegen.
Folgende Daten müssen jedem im Konzern bestehenden Unternehmen von der Konzernvertretung schriftlich mitgeteilt werden:
Innerhalb eines Monats nach Gründung können die Errichtung und Delegiertenanzahl der Konzernvertretung beim Arbeits- und Sozialgericht angefochten werden.
Anfechtungsberechtigt sind alle Zentralbetriebsräte im Konzern, wahlwerbende Gruppen bezüglich der Delegiertenwahl und betroffene Konzernunternehmen. Gründe für eine Anfechtung sind etwa, dass kein Konzern bestand, die nötige Zustimmung fehlte oder falsch ermittelt wurde, oder die Delegiertenanzahl falsch festgelegt wurde. Auch andere, ähnlich gewichtige Gründe können eine Anfechtung rechtfertigen.